เคล็ดไม่ลับกับการใช้งาน Microsoft Office Excel เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในงาน

โดยปกติการเก็บข้อมูลเราบน Sheet ของ Excel จะอยู่ในรูปของตารางข้อมูล เมื่อต้องการสรุปผล จะต้องใช้ฟังก์ชั่น SUM หรือ Subtotal หรือจัดทำเป็นกราฟ อีกหนึ่งแนวทางในการสรุป คือการใช้ Pivot Table ซึ่งถือเป็นเครื่องมือหนึ่งที่ Excel ทำไว้แล้วสำเร็จรูป การใช้ Pivot Table สามารถสรุปได้หลายแง่มุม โดยการนำเอาข้อมูลในตารางมาไขว้กัน ทำให้ดูได้ละเอียดมากขึ้น (วิธีการนี้จะแสดงวิธีการทำงานด้วยเครื่องมือของ Microsoft Office Excel 2007, 2010, 2013 เท่านั้น)

1.      จัดเตรียมข้อมูล

ยกตัวอย่างเรามีข้อมูล นศ. โดยการนำข้อมูลที่ได้จากระบบ PMiS (ระบบรายงาน RH120 รายงานรายชื่อนักศึกษา) ดังนี้

เปิดไฟล์ที่ได้จากรูปที่ 1 ด้วย Excel โดยเลือกข้อมูลเฉพาะ รหัสนักศึกษา ชื่อนักศึกษา และสถานภาพนักศึกษา

ข้อมูลที่กรองเรียบร้อยแล้วจะได้ข้อมูลดังรูปที่ 3

การวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ว่าต้องการอะไรจากข้อมูลนี้ โดยในที่นี้เราต้องการข้อมูลรุ่นเพิ่มเติมจากข้อมูลที่ได้ แต่ในเมื่อเรามีรหัสนักศึกษาแล้วก็จะใช้สูตรในการแยกรุ่นออกจากรหัสนักศึกษา ดังรูปนี้

ลักษณะข้อมูลที่ต้องการจะแสดงแยกเป็นรุ่น และสถานภาพ ดังนี้

          จากรูปที่ 5 จะเห็นว่า มีข้อมูลเป็นลักษณะตาราง 2 มิติ คือ เอาสถานภาพเป็นแนวนอน (Row) และเอารุ่นเป็นแนวตั้ง (Column) และมีการรวมข้อมูล เช่น นักศึกษามีสถานภาพปกติ รุ่น 54 มีจำนวน 1,385 คน ซึ่งจะมีการสรุปข้อมูลออกมาให้เห็นเป็นรุ่นๆ ตามข้อมูล และมีสรุปรวมทุกรุ่น (54-56) จำนวน 5,160 คน

2.      หลักการ

ใช้ Pivot Table ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ Office Excel มีให้แล้ว แต่ก็ขึ้นอยู่กับผู้ใช้ว่าจะต้องออกแบบข้อมูลมาไขว้กันอย่างไร โดยจะต้องออกแบบเป็นตาราง 2 ทาง เช่น การนำสถานภาพ มาไขว้กับ รุ่น ก็จะได้ตารางดังนี้

3.      วิธีการ

3.1 ใช้ข้อมูลที่ได้เตรียมไว้จากรูปที่ 4 (**ทุกครั้งที่จะใช้ข้อมูลในการ Pivot table ต้องให้มีหัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์)

3.2 คลิกเลือกภายในบริเวณข้อมูลเพื่อบอกให้ Excel รู้ว่าบริเวณนี้จะเป็นตารางข้อมูล

3.3 เลือกที่เมนูแท็บ Insert เลือกเมนู PivotTable

3.4 โปรแกรมจะแสดง Wizard เพื่อช่วยสร้างตารางข้อมูล และกำหนดขอบเขตข้อมูลให้อัตโนมัติ ซึ่งจะสังเกตเห็นเส้นประรอบๆ ขอบเขตข้อมูล

3.5 เมื่อคลิกปุ่ม OK แล้ว จะได้ผลดังรูป โดยจะสังเกตเห็นว่ามีส่วนที่แสดงให้เห็นอยู่ 3 ส่วนคือ 1) พื่นที่แสดงผลข้อมูล 2) ชื่อคอลัมน์ของข้อมูล 3) เงื่อนไขและลักษณะไขว้ของตาราง

3.6 ให้คลิกลากคอลัมน์จากส่วน 2 ไปส่วนที่ 3 ตามลูกศร

3.7 จบขั้นตอน ซึ่งจะเห็นว่า Excel จะช่วยจัดการและสรุปผลให้เรียบร้อย ข้อมูลนี้เราสามารถที่จะคัดลอกและนำไปปรับแต่งให้สวยงามตามที่เราต้องการได้ และที่สำคัญยังสามารถนำวิธีนี้ไปช่วยจัดการและบริหารงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

คู่มือการพิมพ์หนังสือราชการโดยใช้ Microsoft Office Word

การพิมพ์หนังสือราชการ

โดยใช้ Microsoft office word

………………………………..

                    การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดทำกระดาษตราครุฑและกระดาษบันทึกข้อความโดยใช้โปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ให้จัดทำให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ (แบบที่ 28) และแบบของกระดาษบันทึกข้อความ (แบบที่ 29) ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ  พ.ศ.2526

          1. การตั้งค่าในโปรมแกรมการพิมพ์

                   1.1 การตั้งระยะขอบกระดาษ

                             - ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร

                             - ขอบขวา  2 เซนติเมตร

                             - ขอบบน 2.5 เซนติเมตร

                             - ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร

                   1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติคือ 1 เท่า หรือ Single

                         ในกรณีที่มีความจำเป็น อาจปรับระยะเป็น 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ ได้ตามความเหมาะสม โดยให้คำนึงถึงความสวยงามและรูปแบบหนังสือเป็นสำคัญ (ระยะ 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ จะสวยงาม อ่านง่ายและสบายตากว่าระยะ 1 เท่า หรือ Single)

                   1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร (หน้ากระดาษ A4 เมื่อตั้งระยะขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร จะเหลือพื้นที่สำหรับการพิมพ์ มีความกว่าง 16 เซนติเมตร)

          2. ขนาดตราครุฑ

                   2.1 ตราครุฑ 3 เซนตเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษตราครุฑ

                         ตราครุสูง 1.5 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษบันทึกข้อความ

                   2.2 การวางตราครุฑให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (เผื่อพื้นที่สำหรับประทับตราหนังสือ และการลงทะเบียนรับทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์)

          3. การพิมพ์

                   3.1 การจัดทำหนังสือราชการตามแบบท้ายระเบียบฯ จำนวน 11 แบบ (ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา คำสั่ง ข้อบังคับ ระเบียบ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว หนังสือรับรอง และ รายงานการประชุม ) ให้ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ (ฟอนต์) ไทยสารบรรณ (Th Sarabun Psk) ขนาด 16 พอยท์

                   3.2 การพิมพ์หนังสือที่มีข้อความมากกว่า 1 หน้า หน้าต่อไปให้ใช้กระดาษที่มีคุณภาเช่นเดียวกันหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก 

                   3.3 การพิมพ์หัวข้อต่าง ๆ ของหนังสือแต่ละชนิด ให้เป็นไปตามที่กำหนดไว้ในระเบียบ

                   3.4 ก่อนเริ่มพิมพ์ข้อความ ให้ (Click File > ตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ก่อนเสมอ               เพื่อเลือกขนาดกระดาษที่จะใช้พิมพ์ ตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ และการวางแนวกระดาษ

                   3.5 จำนวนบรรทัดการพิมพ์หนังสือราชการในแต่ละหน้าให้เป็นไปตามความเหมาะสมกับจำนวนข้อความ และความสวยงาม

                   แบบมาตรฐาตการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์นี้ ประกอบด้วยแบบมาตรฐานการพิมพ์ พร้อมคำแนะนำประกอบการพิมพ์หนังสือราชการชนิดต่าง ๆ ซึ่งใช้ในการปฏิบัติราชการใน ทร. รวม 9 ชนิด ดังนี้

                   1. หนังสือภายนอก

                   2. หนังสือภายในที่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ส่วนหนังสือภายในที่ใช้กระตราครุฑให้จัดพิมพ์ตามแบบของหนังสือภายนอกโดยอนุโลม

                   3. บันทึก

                   4. หนังสือประทับตรา

                   5. คำสั่ง

                      5.1  คำสั่ง กรณีหัวหน้าส่วนราชการที่ออกคำสั่งให้เป็นผู้ลงชื่อ

                      5.2  คำสั่ง กรณีคับคำสั่ง

                   6. ระเบียบ

                   7. ประกาศ

                   8. หนังสือรับรอง

                   9. รายงานการประชุม

การพิมพ์หนังสือราชการ  โดยใช้โปรแกรม Microsoft word

ขั้นตอนการปฏิบัติ

1.  หลังจากติดตั้งโปรแกรม Microsoft Word และจัดเตรียมโครงร่างงานที่จะทำการบันทึก

2.  เข้าโปรแกรม Microsoft Word  โดยคลิกที่ปุ่ม Start  เลือก Programs จากนั้นเลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft Office แล้วคลิกที่ Microsoft Word

  -  จากนั้นจะปรากฏหน้าจอของ Microsoft Word  ขึ้นมา  ดังรูป

3.  ตั้งกั้นหน้าและก้นหลังของเอกสาร

3.1 คลิกที่ปุ่มเค้าโครงหน้ากระดาษ เลือกระยะขอบแบบกำหนดเอง

       - ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านบน  2.5  เซนติเมตร

       -  ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านล่าง  2  เซนติเมตร 

       -  ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านซ้าย  3  เซนติเมตร

       -  ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านขวา  2  เซนติเมตร

แล้วกดปุ่ม ตกลง

4.  การสร้างหัวกระดาษบันทึกข้อความหนังสือราชการภายใน

                    4.1  คลิกไปที่ตาราง เลือก แทรก เลือก วาดตาราง

ตารางที่ 1 จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์  จำนวนแถว 1 แถว แล้วกดปุ่มตกลง เพื่อนำครุฑที่มีขนาดกว้างและยาว1.5 เซนติเมตร ที่ทำการสแกนเก็บไว้ใน My Document นำเข้ามาวางไว้   ในคอลัมน์ที่ 1

-  การนำครุฑเข้ามาใส่ในคอลัมน์ที่ 1 โดยการคลิกที่ปุ่มแทรก เลือกรูปภาพ เลือกภาพจาก แฟ้ม  เลือก  ภาพที่เก็บไว้ใน My Document  เป็นภาพครุฑ เลือก แทรก

-  ใส่คำว่า “บันทึกข้อความ”  ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 29 ตัวหนา

ตารางที่ 2  จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์  จำนวนแถว 1 แถว  แล้วกดปุ่มตกลง

                      -  คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “ส่วนราชการ”  ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 18  ตัวหนา

                      -  คอลัมน์ที่ 2  ใส่ กอง/สำนัก/เบอร์ติดต่อภายใน/ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

ตารางที่ 3  จำนวนคอลัมน์ 4 คอลัมน์ จำนวนแถว 1 แถว  แล้วกดปุ่มตกลง

                      -  คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “ที่”  ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 18 ตัวหนา

                      -  คอลัมน์ที่ 2  ใส่ ตัวย่อของกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ (คือ กษ)  ตามด้วยเลขที่ของกองด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 16 ตัวปกติ

                      -  คอลัมน์ที่ 3 ใส่คำว่า “วันที่”  ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 18 ตัวหนา

                      -  คอลัมน์ที่ 4  ใส่ เดือน/ปี ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 16 ตัวปกติ

ตารางที่ 4  จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์  จำนวนแถว 1 แถว  แล้วกดปุ่มตกลง

-  คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “เรื่อง”  ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 18 ตัวหนา

-  คอลัมน์ที่ 2  ใส่ ชื่อเรื่อง ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 16 ตัวปกติ

4.2  การปรับความกว้างของคอลัมน์ ในตาราง

                      -  โดยการนำเมาส์ไปชี้ที่เส้นทางด้านขวาของคอลัมน์ ที่ต้องการปรับความกว้าง  (ให้ตัวชี้ เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว)  แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้

                      -  เมื่อลากเมาส์ไปทางซ้ายเพื่อลดขนาด หรือลากไปทางขวาเพื่อเพิ่มขนาดของคอลัมน์ตามต้องการ

4.3  การปรับความสูงของแถว ในตาราง

                      -  โดยการนำเมาส์ไปชี้ที่เส้นทางด้านล่างหรือบนของแถว (ให้ตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว) แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้

                      -  เมื่อลากเมาส์ขึ้นบนเพื่อลดความสูง หรือลากลงล่างเพื่อเพิ่มความสูงของแถว

5.  ปัดหนึ่งบิดสอง  พิมพ์เรียน

                    -  การปิดหนึ่งบิดสองโดยการคลิกที่ปุ่ม รูปแบบ เลือก ย่อหน้า เลือก ระยะห่าง เลือก ก่อนหน้า 12 พ.

6.  ปัดหนึ่งบิดสอง  พิมพ์เนื้อเรื่อง

7.  ย่อหน้าทุกครั้ง ต้องห่างจากขอบด้านขวา 13 ตัวอักษร

8.  พิมพ์เนื้อเรื่องในย่อหน้าที่หนึ่ง  และย่อหน้าที่สองเสร็จแล้ว  ปัดหนึ่งบิดสอง  พิมพ์ย่อหน้าสุดท้าย

9.  เมื่อพิมพ์เนื้อเรื่องเสร็จสิ้น ทำการบันทึก  (Save) ข้อมูล

                    -  สำหรับการบันทึกเอกสารที่มีอยู่แล้ว  คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม เลือก บันทึก

                    -  สำหรับการบันทึกเอกสารที่ยังไม่มีที่เก็บ  คลิกที่ปุ่ม  แฟ้ม  เลือก  บันทึกเป็น 

                    -  ในกล่อง ชื่อแฟ้ม  ให้พิมพ์ชื่อ  แฟ้มใหม่สำหรับเอกสาร

                    -  ในกล่อง  เก็บเป็นชนิด ให้คลิกรูปแบบแฟ้มที่เข้ากันได้กับโปรแกรมอื่น ได้แก่ Word Document

                -  คลิกปุ่ม บันทึก  เพื่อบันทึก (Save) ข้อมูล

10.  การพิมพ์เอกสารอองทางเครื่องพิมพ์

-    เมื่อทำการบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ต่อไปจะทำการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์

-    คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม  เลือก  พิมพ์ 

-    คลิกเลือกชื่อเครื่องพิมพ์ที่ถูกต้อง

-    คลิกเลือก  ในช่องของหน้า  คือ ทั้งหมด หน้าปัจจุบัน หรือระบุเลขหน้าที่ต้องการพิมพ์ก็ได้

-    คลิกเพื่อกำหนดคุณสมบัติให้กับเครื่องพิมพ์

-    ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกมามากกว่าหนึ่ง ก็ให้ป้อนจำนวนชุดของเอกสารลงไปในช่องจำนวนสำเนา

                 -  คลิกที่ปุ่ม  ตกลง  นำเอกสารที่พิมพ์ออกมาทำการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง  แล้วนำเสนอผู้บังคับบัญชาต่อไป

12.  ออกจากโปรแกรมการใช้งาน

คำแนะนำประกอบการพิมพ์หนังสือภายนอก

1. การตั้งค่ำในโปรแกรมการพิมพ์

          1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ

               - ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร

               - ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซ้นติเมตร

          1.2 การตั้งระยะบรรทัดให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single

          1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร

2. ขนาดตราครุฑ

          2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร

          2.2 การวางตราครุฑ ให้วางจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน)

3. การพิมพ์

          3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์

          3.2 การพิมพ์ “ที่” และ “ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ” ให้พิมพ์ตรงกับแนวเท้าของตราครุฑ

          3.3 การพิมพ์ชื่อเดือนให้ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับแนวเท้าขาวของครุฑ

          3.4 การพิมพ์เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)

          3.5 การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร

          3.6 การพิมพ์คำลงท้าย ให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงแนวกึ่งกลางของตราครุฑ และห่างจากบรรทัดสุดท้ายของภาคสรุปเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12 พอยท์                                       (1 Enter +Before 12 pt)

          3.7 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้อยู่หน้าแนวกึ่งกลางของตราครุฑ กับให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ ( 2 Enter + Before 6 pt) จากคำลงท้าย

          3.8 การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง ให้ถือคำลงท้ายเป็นหลักโดยฝให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ Enter

          3.9 ระยะระหว่างตำแหน่ง กับส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้พิจารณาตามความเหมาะสมของพื้นที่ที่เหลืออยู่ในหน้ากระดาษนั้น โดยสามารถเลือกใช้ระยะบรรทัด 1 Enter หรือ 1 Enter + Before 6 pt หรือ 2 Enter ได้ตามความเหมาะสม

คําแนะนําประกอบการพิมพ์หนังสือภายใน 

(แบบใช้กระดาษบันทึกข้อความ)

          1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์

                   1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ

                             - ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร

                             - ขอบบน ๒.๕ เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ ๒ เซนติเมตร

                   1.2. การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้คาระยะบรรทัดปกติ คือ ๑ เท่า หรือ Single

                    1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร

          2. ขนาดตราครุฑ

                   2.1 ตราครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร

                   2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร                                            (ชิดขอบบนด้านซ้าย)

          3. การพิมพ์

                   3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์

.                   3.2 การพิมพ์ส่วนหัวของแบบบันทึกข้อความ

                             3.2.1 คําว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด ๒๙ พอยท์ และปรับค่าระยะบรรทัดจาก ๑ เท่าเป็นค่าแน่นอน (Exactly) ๓๕ พอยท์

                             3.2.2 คําว่า “ส่วนราชการ วันที่ เรื่อง” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด ๒๐ พอยท์

                             3.2.3 การพิมพ์คําว่า “วันที” ให้พมพ์ตรงกับตัวอักษร “ข”และให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกของชื่อเดือน ตรงกับแนวหลังของตัวอักษร “ม” ของคําว่า “บันทึกข้อความ” (ดูแบบฟอร์มประกอบ)

                            3.2.4 ใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังคํา ส่วนราชการ ที่ วันที่                และเรื่อง

                   3.3 การพิมพ์คาขึ้นต้น ให้มระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)

                   3.4 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ                  ๒.๕ เซนติเมตร

                   3.5 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางกระดาษ และให้เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ ๒ บรรทัดปกติ (2 Enter) จากบรรทัดสุดท้ายของข้อความ และให้พิมพ์ ร.น. ไว้ท้ายลายมือชื่อด้วย (เนื่องจากผู้ลงชื่อเป็นนายทหารเรือชั้นสัญญาบัตร)

          3.6 การพิมพ์ชื่อเต็มในวงเล็บ (ชื่อ สกุล) และการพิมพ์ตําแหน่ง ให้พิมพ์อยู่กงกลางซึ่งกันและกันในกรณีที่ต้องพิมพ์ตําแหน่ง ๒ บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter

คําแนะนําประกอบการพิมพ์คําสั่ง

          1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์

                   1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ

                             - ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร

                             - ขอบบน ๒.๕ เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ ๒ เซนติเมตร

                   1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้คาระยะบรรทัดปกติ คือ ๑ เท่า หรือ Single

                   1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร

          2. ขนาดตราครุฑ

                   2.1 ตราครุฑสูง ๓ เซนติเมตร

                   2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร (ชิดขอบบน)

          3. การพิมพ์

                   3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์

                   3.2 การย่อหน้าข้อความในระเบียบ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์เท่ากับ ๒.๕ เซนติเมตร

                   3.3 การพิมพ์ขอความ “สั่ง ณ วันที่ เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ ๕ เซนติเมตร (เพิ่มระยะจากย่อหน้าข้อความ ๑ เท่า)

                   3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ ๒ บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt)                 จากสั่ง ณ วันที่

                   3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตําแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตําแหน่ง ๒ บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter

                   3.6 กรณีรับคําสั่ง

                             3.6.1 พิมพ์คําว่า “รับคําสั่ง ......” โดยให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกันกับการพิมพ์ชื่อเต็ม(ชื่อ สกุล) และตําแหน่ง และเว้นบรรทัดการพิมพ์ ๑ บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์  (1 Enter + Before 6 pt) จาก สั่ง ณ วันที่

                             3.6.2 พิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ ๒ บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากรับคําสั่ง ....

  

คําแนะนําประกอบการพิมพ์ระเบียบ และประกาศ

          1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์

                   1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ

                             - ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร

                             - ขอบบน ๒.๕ เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ ๒ เซนติเมตร

                   1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้คาระยะบรรทัดปกติ คือ ๑ เท่า หรือ Single

                   1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร

          ๒. ขนาดตราครุฑ

                   2.1 ตราครุฑสูง ๓ เซนติเมตร

                   2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร (ชิดขอบบน)

          3. การพิมพ์

                   3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์

                   3.2 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ                     ๒.๕เซนติเมตร

                   3.3 การพิมพ์ข้อความ “ประกาศ ณ วันที่ เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ ๕ เซนติเมตร (เพิ่มระยะจากย่อหน้าข้อความ ๑ เท่า)

                   3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ ๒ บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากประกาศ ณ วันที่

                   3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตําแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตําแหน่ง ๒ บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter