เคล็ดไม่ลับกับการใช้งาน Microsoft Office Excel เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในงาน

โดยปกติการเก็บข้อมูลเราบน Sheet ของ Excel จะอยู่ในรูปของตารางข้อมูล เมื่อต้องการสรุปผล จะต้องใช้ฟังก์ชั่น SUM หรือ Subtotal หรือจัดทำเป็นกราฟ อีกหนึ่งแนวทางในการสรุป คือการใช้ Pivot Table ซึ่งถือเป็นเครื่องมือหนึ่งที่ Excel ทำไว้แล้วสำเร็จรูป การใช้ Pivot Table สามารถสรุปได้หลายแง่มุม โดยการนำเอาข้อมูลในตารางมาไขว้กัน ทำให้ดูได้ละเอียดมากขึ้น (วิธีการนี้จะแสดงวิธีการทำงานด้วยเครื่องมือของ Microsoft Office Excel 2007, 2010, 2013 เท่านั้น)

1.      จัดเตรียมข้อมูล

ยกตัวอย่างเรามีข้อมูล นศ. โดยการนำข้อมูลที่ได้จากระบบ PMiS (ระบบรายงาน RH120 รายงานรายชื่อนักศึกษา) ดังนี้

เปิดไฟล์ที่ได้จากรูปที่ 1 ด้วย Excel โดยเลือกข้อมูลเฉพาะ รหัสนักศึกษา ชื่อนักศึกษา และสถานภาพนักศึกษา

ข้อมูลที่กรองเรียบร้อยแล้วจะได้ข้อมูลดังรูปที่ 3

การวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ว่าต้องการอะไรจากข้อมูลนี้ โดยในที่นี้เราต้องการข้อมูลรุ่นเพิ่มเติมจากข้อมูลที่ได้ แต่ในเมื่อเรามีรหัสนักศึกษาแล้วก็จะใช้สูตรในการแยกรุ่นออกจากรหัสนักศึกษา ดังรูปนี้

ลักษณะข้อมูลที่ต้องการจะแสดงแยกเป็นรุ่น และสถานภาพ ดังนี้

          จากรูปที่ 5 จะเห็นว่า มีข้อมูลเป็นลักษณะตาราง 2 มิติ คือ เอาสถานภาพเป็นแนวนอน (Row) และเอารุ่นเป็นแนวตั้ง (Column) และมีการรวมข้อมูล เช่น นักศึกษามีสถานภาพปกติ รุ่น 54 มีจำนวน 1,385 คน ซึ่งจะมีการสรุปข้อมูลออกมาให้เห็นเป็นรุ่นๆ ตามข้อมูล และมีสรุปรวมทุกรุ่น (54-56) จำนวน 5,160 คน

2.      หลักการ

ใช้ Pivot Table ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ Office Excel มีให้แล้ว แต่ก็ขึ้นอยู่กับผู้ใช้ว่าจะต้องออกแบบข้อมูลมาไขว้กันอย่างไร โดยจะต้องออกแบบเป็นตาราง 2 ทาง เช่น การนำสถานภาพ มาไขว้กับ รุ่น ก็จะได้ตารางดังนี้

3.      วิธีการ

3.1 ใช้ข้อมูลที่ได้เตรียมไว้จากรูปที่ 4 (**ทุกครั้งที่จะใช้ข้อมูลในการ Pivot table ต้องให้มีหัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์)

3.2 คลิกเลือกภายในบริเวณข้อมูลเพื่อบอกให้ Excel รู้ว่าบริเวณนี้จะเป็นตารางข้อมูล

3.3 เลือกที่เมนูแท็บ Insert เลือกเมนู PivotTable

3.4 โปรแกรมจะแสดง Wizard เพื่อช่วยสร้างตารางข้อมูล และกำหนดขอบเขตข้อมูลให้อัตโนมัติ ซึ่งจะสังเกตเห็นเส้นประรอบๆ ขอบเขตข้อมูล

3.5 เมื่อคลิกปุ่ม OK แล้ว จะได้ผลดังรูป โดยจะสังเกตเห็นว่ามีส่วนที่แสดงให้เห็นอยู่ 3 ส่วนคือ 1) พื่นที่แสดงผลข้อมูล 2) ชื่อคอลัมน์ของข้อมูล 3) เงื่อนไขและลักษณะไขว้ของตาราง

3.6 ให้คลิกลากคอลัมน์จากส่วน 2 ไปส่วนที่ 3 ตามลูกศร

3.7 จบขั้นตอน ซึ่งจะเห็นว่า Excel จะช่วยจัดการและสรุปผลให้เรียบร้อย ข้อมูลนี้เราสามารถที่จะคัดลอกและนำไปปรับแต่งให้สวยงามตามที่เราต้องการได้ และที่สำคัญยังสามารถนำวิธีนี้ไปช่วยจัดการและบริหารงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น